E-Mail Überlastung. Sieben Tipps, die Inbox zu bewältigen

E-Mail ist beides: effizientes Kommunikationsmittel und Ursache von Überlastung. Wer Stress vermeiden und sich vom konzentrierten Arbeiten nicht ablenken lassen will, braucht ein gutes Mailmanagement. Sieben Tipps, wie Sie Ihre überflutete Inbox in den Griff bekommen.

Selbstversuch: 24 Stunden ohne E-Mail

Seien wir ehrlich: Es fällt nicht leicht, einen ganzen Tag lang keine E-Mail abzurufen. Ich habe es versucht – und musste feststellen, wie tief Gewohnheiten sitzen und wie schnell sie nach dem Ende des Experiments wieder einrasten. Wer ständiges Inbox-Checken gewohnt ist, wird bei der Mail-Abstinenz buchstäblich Entzugserscheinungen spüren.

Psychologen kennen eine Reihe von Gründen, warum der Verzicht auf die elektronischen Mitteilungen so schwer fällt, darunter die sogenannte FOMO (Fear of Missing out), also die Angst, etwas zu verpassen. Sei es als Sorge, zu spät auf eine wichtige Mail zu antworten, sei es als Hoffnung, eine besondere Mail möge das Eingangsfach zu einer Quelle der Freude machen – E-Mails werden vom Server geladen, um am Puls der Ereignisse zu bleiben. Das Abrufen vermitteln den Eindruck, gebraucht zu werden, das Beantworten das Gefühl, etwas zu erledigen zu haben und mit der Arbeiten voranzukommen. Tatsächlich unterbrechen Mails jedoch die Konzentration; Multitasking ist ein Mythos.

Tipps zum Umgang mit überfüllten Postfächern

Die Autorin Joycelin K. Gley hat ein fundiertes und gut geschriebenes Buch über E-Mail geschrieben. Unsubscribe ist der eine Ratgeber, den man über E-Mail lesen sollte.

Das Buch enthält eine Vielzahl nützlicher, lebensnaher und praktisch bewährter Hinweise zu effizientem Lese- und Schreibverhalten sowie zur E-Mail-Etikette. Wie hält man Unterhaltungen kurz? Wie geht man mit dringlichen Anfragen um, wenn die Zeit zur angemessenen Beantwortung fehlt? Auf welche Weise schreibt man Unbekannte an, von denen man etwas will?

Die folgenden Empfehlungen zum Umgang mit eingehender E-Mail profitieren von Gleis Buch, speisen sich jedoch vor allem aus eigener Erfahrung. Sieben Tipps, wie sich überflutete Eingangsfächer bewältigen lassen:

1) Fragen Sie sich, was Sie wirklich erreichen wollen und ordnen Sie ihr E-Mail-Verhalten diesem Ziel und den daraus resultierenden Aufgaben unter.

2) Richten Sie feste Zeiten von 30 bis 60 Minuten zum Abruf und zur Beantwortung von E-Mails ein, z.B. einmal am späten Vormittag und einmal am späten Nachmittag. Rufen Sie ihre E-Mail maximal dreimal täglich ab.

3) Schließen Sie das E-Mail-Programm außerhalb dieser festen Zeiten. Nutzen Sie Pausen nicht, um ‚kurz mal E-Mail zu checken‘.

4) Schalten Sie alle Benachrichtigungsroutinen (notifications) ab, auch auf mobilen Geräten.

5) Entfernen Sie alle E-Mails, die keine konkrete Aufgaben enthalten, sofort nach dem Eingang aus Ihrer Inbox.

6) Beantworten Sie diejenigen Mails umgehend, deren Beantwortung weniger als zwei Minuten erfordert.

7) Bestellen Sie alle Newsletter ab, die Sie nicht lesen wollen – sofort nach deren Erhalt.

Bonus Tipp: Bestellen Sie den Newsletter von INVENTUR nicht ab, sondern abonnieren Sie ihn, denn er kommt nur einmal pro Woche und enthält so nützliche Tipps wie diejenigen, die Sie gerade gelesen haben ;)

Lesen Sie auch den Artikel über Digital Detox.

Abbildung: Round Icons*